Bilanzierungshandbuch (Accounting Manual – AM)

Wünschen Sie sich, dass der externe Kontrollprozess reibungsloser abläuft, finanzielle Risiken rediziert und Steuerungsinformationen verbessert werden? Wenn in Ihrem Unternehmen noch keine klaren Richtlinien für Berichterstattungs- und Regelkonformitätsrisiken bestehen, kann ein Bilanzierungshandbuch hierfür eine Lösung bieten.

Nutzen eines Bilanzierungshandbuch

Organisationen, die nur lokal und in dezentralisierten Konzernunternehmen Verantwortung für ihre eigenen Geschäftsaktivitäten, Rechnungswesen und Berichterstattung übernehmen, sind nicht mehr von dieser Zeit. Die gesetzgebenden Instanzen überwachen auf lokaler als auch auf auf Gruppenebene. Dies führt zu komplexen Rechnungswesenprozessen und Berichterstattungsanforderungen. Gleichzeitig reichen einfache Gewinn- und Verlustrechnungen und die Bilanz als Steuerungsinformationen nicht mehr aus. Um sicherzustellen, dass die Betriebssführung seinen Verpflichtungen gegenüber allen Teilhabern nachkommen kann, ist ein breiteres Spektrum an Daten erforderlich. Um die Zuverlässigkeit von Informationen aus großen Datenbeständen zu garantieren, müssen Prozesse, Richtlinien und Verfahren teilweise standardisiert und automatisiert werden. Dies erfordert einen Bedarf an robusten Systemen, Prozessen, Richtlinien und Verfahren auf Gruppenebene, um rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen. Ein AM sorgt für Klarheit darüber, wie Transaktionen in einer Organisation registriert werden müssen. Ein gutes AM ist ein Nachschlagewerk für die gesamte Organisation, in dem die Definitionen und Arbeitsanweisungen in Bezug auf Finanzinformationen, Regeln, Berichte und Verantwortlichkeiten klar beschrieben werden.  Daher kann ein AM auch zur Schulung neuer Mitarbeiter oder als Auffrischungskurs für aktuelle Mitarbeiter verwendet werden.

Bluefield-Ansatz

Ein AM wird traditionell für einen Wirtschaftsprüfer erstellt, kann kaum am Arbeitsplatz verwendet werden und ist zudem sehr wartungsempfindlich. Daher verschwindet das Dokument oft in einem staubigen Regal und wird allein von dem Wirtschaftsprüfer verwendet. Bluefield betrachtet ein AM als entscheidenden Faktor innerhalb des Geschäftsprozesses. Unser Ausgangspunkt ist, dass alle unterstützenden Prozesse in einer Organisation darauf ausgerichtet sein müssen, den primären Prozess optimal zu unterstützen. Dies wird erreicht, indem die Finanzprozesse optimal organisiert werden und ein hervorragendes Zusammenspiel zwischen Kommunikation und Interaktion mit dem Unternehmen gewährleistet wird. Ein gutes Bilanzierungshandbuch erleichtert dies und stellt in diesem Fall keine Belastung mehr dar, sondern sorgt vielmehr für eine Aufwertung des primären Prozesses. Es dient als Informationsquelle für Mitarbeiter aus allen Bereichen der Organisation und ermöglicht die Beantwortung von Fragen bezüglich Finanzinformationen, Regeln und Arbeitsanweisungen.

“Ich habe 20 neue Computer bestellt, wie kann ich dies nun registrieren?” Um es so einfach wie möglich zu machen, bietet Bluefield ein online zugängliches Bilanzierungshandbuch, in dem direkt nach Schlüsselwörtern gesucht werden kann. Dies macht es zu einem aktiven Nachschlagewerk für die Organisation.

Bluefield startet die Implementierung oder Überarbeitung eines AM mit einem QuickScan, durch den wir die aktuellen Prozesse abbilden und beraten, was noch benötigt wird, um diese zu optimalisieren. Da ein AM von Unternehmen zu Unternehmen variiert, ist unser Ansatz nie derselbe. Neun Schritte können dennoch global definiert werden:

Ergebnisse

Nach der Implementierung oder Überarbeitung eines AM durch Bluefield wurden die zugrunde liegenden Prozesse optimiert. Darüber hinaus ist das neue AM transparent, online zugänglich und am Arbeitsplatz nutzbar. Dies ermöglicht ein erleichtertes Training von neuen Mitarbeitern und einen besseren Einklang der Betriebsführung mit den gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften. Nach der Implementierung wissen Sie, dass Ihre Steuerungsinformationen zuverlässiger geworden sind. Bluefield kann demnach Verpflichtungen in einen Vermögenswert verwandeln!B